FluentCRM 3: Was neu ist und wofür ich es wirklich nutze

Wenn du dich noch nicht für ein spezielles E-Mail-Marketing-Tool entschieden hast oder auf der Suche nach einer Lösung für deinen Newsletter bist, dann bist du in meinem Artikel zu Fluent CRM* genau richtig.

FluentCRM ist ein E-Mail-Marketing-Plugin, das direkt in deiner WordPress-Installation läuft. Kontakte, Automationen und Newsletter liegen auf deiner eigenen Seite und nicht bei einem Drittanbieter. Damit zahlst du auch nur pro Website, anstatt pro Kontakt.

Ich nutze FluentCRM seit 2022, als ich von ActiveCampaign umgestiegen bin (was ich bis heute nicht bereut habe). In diesem Artikel erfährst du, was in FluentCRM 3 neu ist, wofür ich es wirklich nutze, was es kostet und wo die Grenzen liegen.

Und ich zeige dir, wie Claude mir damit eine komplette Rabatt-Automation baut (mit einem Zwischenschritt, den ich bewußt behalte).

1. Was ist Fluent CRM?

FluentCRM ist ein CRM-Plugin (Customer Relationship Management, also Kundenbeziehungs-Verwaltung) für WordPress. Du legst damit Kontakte an, verteilst Tags und Listen, verschickst Newsletter und baust Automationen, zum Beispiel eine Willkommensstrecke nach dem Eintragen für ein Freebie.

Der Unterschied zu Tools wie ActiveCampaign oder Mailchimp: FluentCRM ist kein Dienst, in den du dich extra einloggst, sondern es liegt auf deiner Website und die Daten gehören somit auch nur dir.

Was ein Kunde bei dir kauft (WooCommerce oder FluentCart), in welchem Kurs er ist und welches Formular er ausgefüllt hat, landet ohne Schnittstelle im selben Kontaktprofil.

Was du wissen mußt: Zum Versenden braucht FluentCRM einen Versanddienst wie Amazon SES, toSend, Emailit, etc., angebunden über das kostenlose Plugin FluentSMTP.

Lesetipp: WordPress SMTP: WordPress E-Mails zuverlässig versenden

Deutsche Übersetzung für die Fluent-Familie

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Zu den Übersetzungen

Was ich definitiv noch erwähnen muß: FluentCRM ist ebenfalls deine Schaltzentrale, wenn du z.B. FluentCommunity (Community Plugin) nutzt und Mitglieder in deine Community bringen möchtest oder FluentCart (WooCommerce Alternative) nutzt und deinen Käufern E-Mails per Automation zukommen lassen möchtest.

Wenn du FluentCRM erstmal auf einer Staging-Site ausprobieren möchtest:
Lesetipp: WordPress lokal installieren: In 5 Minuten zur Testumgebung mit Local WP

2. Fluent CRM Highlights

2.1 Bedienung

Wenn du schon einmal mit einem anderen E-Mail-Marketing-Tool gearbeitet hast, findest du dich in FluentCRM sehr schnell zurecht.

Vom Dashboard aus erreichst du Kontakte, Kampagnen, Sequenzen und Automationen mit einem Klick, und seit Version 3 ist die Oberfläche komplett überarbeitet (inklusive Dark Mode und einer globalen Suche, mit der du Kontakte und Kampagnen direkt findest).

2.2 E-Mail-Sequenzen/ Automationen

Du kannst beliebig viele E-Mail-Sequenzen (z.B. fürs Onboarding) und Automationen anlegen, wobei eine Automation im Gegensatz zur Sequenz auch Bedingungen, Tags oder Gutscheine enthalten kann.

Und bei den Auslösern hat sich seit der ersten Fassung dieses Artikels enorm viel getan.

Neben den CRM-Auslösern (Kontakt angelegt, Liste oder Tag hinzugefügt bzw. entfernt, sogar der Geburtstag eines Kontakts) startet eine Automation heute auch aus FluentCommunity, Fluent Forms, Fluent Player, FluentCart, WooCommerce, SureCart, FluentBooking und WordPress selbst (z.B. bei einer Benutzerregistrierung).

Das heißt, fast jede Aktion auf deiner Website kann eine Automation starten, egal ob jemand ein Formular ausfüllt, in FluentCart kauft oder sich als Benutzer registriert.

Dazu kommen Bedingungen innerhalb der Automation, mit denen du an jeder Stelle prüfst, wie es weitergeht. Du kannst z.B. abfragen, ob jemand eine Mail geöffnet oder angeklickt hat, ob ein bestimmtes Video in Fluent Player zu mehr als 50, 75 oder 90 % angesehen wurde, ob sich jemand in FluentCommunity für einen Kurs angemeldet hat oder in einem bestimmten Space eingeschrieben ist.

Hinweis: Auf „E-Mail geöffnet“ würde ich mich nicht verlassen, da Tracking-Blocker das Öffnen heute kaum noch zuverlässig erfassen.

Und damit du nicht bei Null anfangen mußt, gibt es fertige Vorlagen für Automationen, z.B. eine Willkommensstrecke, die Auslieferung eines Freebies, Warenkorb-Erinnerungen für WooCommerce und FluentCart, einen Geburtstagsrabatt, ein Onboarding für Kursteilnehmer oder eine Strecke, die inaktive Kunden zurückholt.

So bekommen Käufer nach dem Kauf z.B. automatisch Zugriff auf die richtigen Bereiche in deiner FluentCommunity*.

2.3 Drei Wege, deine Mails zu bauen

Womit du deine Mails baust, entscheidest du selbst, denn FluentCRM bietet dir drei Möglichkeiten:

• den klassischen Builder, den du vielleicht schon aus älteren Versionen kennst,
• den neuen Editor auf Gutenberg-Basis (seit Version 3), in dem du Mails mit denselben Blöcken baust wie deine Seiten, inklusive Produktblöcken für WooCommerce und FluentCart,
• Raw HTML, wenn du deine Mail komplett selbst im Code schreibst oder eine fertige HTML-Mail übernehmen möchtest.

Fertige Vorlagen gibt es sowohl für den klassischen Builder als auch für den Gutenberg-Editor, d.h. du mußt nicht bei Null anfangen, sondern suchst dir eine Vorlage aus, passt den Inhalt an und schickst ab.

2.4 Double-Opt-in mit Weiterleitung je Tag

Für das Double-Opt-in hinterlegst du in FluentCRM eine Bestätigungsmail, die für alle Anmeldungen gilt.

Wohin jemand nach der Bestätigung kommt, kannst du dagegen je Tag festlegen, d.h. er landet auf genau der Danke-Seite, die zu seinem Freebie passt (extrem hilfreich, wenn du mehrere Lead-Magnets hast).

2.5 WooCommerce und FluentCart

Weil FluentCRM, WooCommerce und FluentCart auf derselben Website liegen, landet jeder Kauf ohne Schnittstelle im Kontaktprofil.

Du siehst also auf einen Blick, wer was gekauft hat, kannst deine Kunden danach segmentieren und Automationen beim Kauf starten, ohne daß dich irgendwelche Integrations-Limits einschränken.

Lesetipp: WooCommerce Kaufabbrüche minimieren: So nutzt du FluentCRM für Abandoned Cart Recovery

2.6 DSGVO

Viele Marketing-Tools sitzen in den USA, und entsprechend liegen auch die Daten deiner Kontakte dort auf irgendwelchen Servern.

Bei FluentCRM liegen alle Kontaktdaten auf deiner eigenen Website, d.h. mit der Wahl deines Hosters und deines Versanddienstes bestimmst du selbst, inwieweit du der DSGVO entsprichst (keine Rechtsberatung).

3. Was ich von einem Marketing-CRM wirklich brauche

Alle „großen“ Anbieter werben ja immer mit unzähligen Funktionen, die schnell FOMO auslösen können.

Was mir aber besonders wichtig ist, sind drei grundlegende Dinge: Automationen, die stabil laufen. Kunden, die nach dem Kauf auch wirklich im System auftauchen. Und einen Überblick, was die Leute auf meiner Seite gemacht haben (was sie gekauft haben, für welches Freebie sie sich eingetragen haben).

Bei ActiveCampaign war das damals anders. Das Tool hatte ich mir deshalb zugelegt, weil es der Branchenführer war und weil ich Angst hatte, irgendeine der ganzen Marketing-Funktionen zu verpassen. Wie ich nach einer Weile festgestellt hatte, habe ich davon unterm Strich so gut wie nichts benutzt, weswegen die horrenden Preise für mich auch gar nicht zu rechtfertigen waren.

Und vielleicht braucht man viele dieser Funktionen in Zukunft sogar noch weniger, weil sich das Verhalten der Leser geändert hat. Mails werden heute eher überflogen und den Hinweis aufs Angebot am Ende lassen viele einfach liegen (das sehe ich in meinem eigenen Newsletter genauso). Ich glaube, daß sich deshalb auch die Richtung der Newsletter ändern wird, weg vom reinen Verkauf und hin zum Gespräch mit Lesern, die mitmachen.

Ehrlich gesagt geht es so den meisten meiner Kunden auch. Sie brauchen kein Werkzeug für alles, sondern ein Fundament, das jeden Tag zuverlässig läuft, ihnen gehört und die wichtigsten Funktionen mit sich bringt (und nicht jene, von denen man nur glaubt sie unbedingt zu brauchen).

4. Was in FluentCRM 3 neu ist

FluentCRM 3.0 ist im Mai 2026 erschienen. Laut Hersteller sind das die wichtigsten Neuerungen:

• Neue Oberfläche: komplett überarbeitet, mit Dark Mode, globaler Suche und neuen Berichten.
• E-Mail-Editor auf Gutenberg-Basis (optional): Mails baust du mit denselben Blöcken wie deine Seiten, dazu Produktblöcke für WooCommerce und FluentCart.
• KI im Plugin: Hilfe beim Schreiben von Mails und eine KI-Zusammenfassung im Kontaktprofil.
• MCP-Anbindung: 25 Werkzeuge, über die eine KI wie Claude auf dein CRM zugreifen kann (MCP heißt Model Context Protocol, eine Art Steckdose zwischen KI und Software). Lesetipp: WordPress MCP sicher einrichten
• SMS: SMS-Kampagnen und SMS in Automationen (über Twilio oder AWS), seit 3.2 zusätzlich WhatsApp mit FluentCampaign Pro.
• FluentCart: Erinnerung an abgebrochene Warenkörbe jetzt auch für FluentCart. Für WooCommerce gab es das schon vorher, Lesetipp: WooCommerce Kaufabbrüche minimieren: FluentCRM für Abandoned Cart Recovery

Die neue Oberfläche bekommst du mit dem Update ohnehin, zurück zur alten geht nicht. Ich finde sie definitiv angenehmer und sie gliedert sich jetzt nahtlos in die anderen Plugins der Fluent-Familie ein.

Was ich davon bewußt nutze, sind der Gutenberg-Editor und vor allem die MCP-Anbindung.

Ich bin ein Verfechter von einfach designten Mails (Text, Links, fertig). Die schreibe und baue ich nicht mehr selbst. Claude schreibt den Text und legt die Mail über die Anbindung als Entwurf in FluentCRM an, ich lese drüber und plane sie ein.

Ach ja: Für SMS und WhatsApp brauchst du in Deutschland eine eigene Einwilligung, die über die normale Newsletter-Anmeldung hinausgeht.

5. FluentCRM in der Praxis: ein Willkommensrabatt mit Claude

Vielleicht hast du schon Videos gesehen, in denen die KI bei Omnisend eine komplette Rabatt-Strecke mit einem Fingerschnippen baut. Das wirkt beeindruckender, und das kann FluentCRM so nicht. Über die MCP-Anbindung kann Claude Automationen lesen, aber nicht anlegen.

Das hat mir der Support von WPManageNinja im November 2026 so bestätigt (in Version 3.3.1). Mein Wunsch, Automationen per MCP anlegen und bearbeiten zu können, liegt jetzt beim Entwicklerteam. Ob und wann das kommt, ist offen.

Die gleiche Funktion bekommst du trotzdem, du brauchst nur einen Zwischenschritt.

Für den Test habe ich Claude auf einer Staging-Site (einer Testkopie meiner Website) eine Willkommensrabatt-Automation bauen lassen:

1. Jemand trägt sich ein und bekommt einen Tag.
2. FluentCart erzeugt einen Gutschein, der nur für diese E-Mail-Adresse gilt (10 %, 7 Tage gültig, einmal einlösbar).
3. Fünf Mails an Tag 0, 1, 4, 5 und 6 erinnern an den Gutschein.
4. Sobald eine Bestellung bezahlt ist, steigt der Kontakt aus der Automation aus.

Im Test wurde aus einem Warenkorb von 200 € mit dem Gutschein 180 €.

Dann der Zwischenschritt: Ich exportiere die Automation auf der Staging und importiere sie auf meiner Live-Seite. Sie landet dort als Entwurf, und drei Dinge mußt du von Hand nachziehen:

• Den Tag im Auslöser neu wählen (auf der Live-Seite hat er eine andere ID).
• Den Gutschein-Platzhalter in allen Mails ersetzen (die Schritte bekommen beim Import neue IDs).
• Die Automation erst aktivieren, wenn alles geprüft ist, und zwar über die Oberfläche.

Für viele wäre das Fingerschnippen bequemer. Für mich ist genau dieser Schritt die Sicherheitsstufe: Bevor eine Automation an echte Kontakte geht, schaut ein Mensch drauf.

6. Was FluentCRM nicht kann

• Kein Fingerschnippen per KI: Automationen baut die KI nicht direkt in FluentCRM, siehe oben.
• Versand ist deine Sache: Ohne SMTP-Anbindung verschickt FluentCRM nichts. Zustellbarkeit, Absender-Domain und DSGVO-Einstellungen richtest du selbst ein.
• Kein Auslöser „Website besucht“: Automationen starten bei Aktionen auf deiner Seite (Formular, Kauf, Tag, Registrierung), nicht beim reinen Seitenaufruf.
• Wartung: Es läuft auf deiner Website. Updates, Backups und Hosting gehören zu deinem Fundament dazu.

7. Was kostet FluentCRM?

FluentCRM gibt es kostenlos im WordPress-Verzeichnis. Für Automationen mit Bedingungen, Sequenzen und die meisten Integrationen brauchst du die Pro-Version. Abgerechnet wird pro Website, nicht nach der Größe deiner Liste:

• 1 Website: 129 $ im Jahr
• 5 Websites: 249 $ im Jahr
• 50 Websites: 499 $ im Jahr

(Stand November 2026, im ersten Jahr gibt es laut Hersteller 20 % Rabatt.)

Dazu kommen die Versandkosten deines SMTP-Dienstes. Bei Amazon SES sind das 0,10 $ pro 1.000 Mails. Wächst deine Liste, wächst die Rechnung also kaum mit.

8. FluentCRM einrichten in fünf Schritten

1. Plugin installieren: kostenlose Version aus dem WordPress-Verzeichnis, dazu Pro aus deinem WPManageNinja-Konto, Lizenz unter Einstellungen eintragen. Lesetipp: WordPress Plugin installieren
2. Versand anbinden: FluentSMTP installieren und mit deinem Versanddienst verbinden. Lesetipp: WordPress SMTP: WordPress E-Mails zuverlässig versenden
3. Grundeinstellungen: Firmendaten (erscheinen im Footer jeder Mail), Absender, Double-Opt-in mit Weiterleitung auf deine Danke-Seite.
4. Kontakte rein: Formular mit Fluent Forms* bauen und an FluentCRM anbinden, Bestandskontakte nur importieren, wenn sie dem Newsletter zugestimmt haben. Lesetipp: Fluent Forms: Formular Plugin Review
5. Erste Automation: Willkommensstrecke nach dem Eintragen, oder du läßt sie dir auf der Staging von Claude bauen und ziehst sie um (siehe oben). Für den Anfang reicht auch eine lokale Testseite, Lesetipp: WordPress lokal installieren: In 5 Minuten zur Testumgebung mit Local WP

SMTP, Double-Opt-in, DSGVO-Einstellungen, auf einmal ist FluentCRM kein Fünf-Minuten-Setup mehr. Wenn du dir das nicht allein zutraust: In der ThriveBiz+ Community richten wir dein FluentCRM gemeinsam ein oder ich prüfe dein bestehendes Setup direkt im Digital Audit.

9. Fazit

Ich bin damals von ActiveCampaign zu FluentCRM* gewechselt und habe es nicht bereut. Nicht, weil FluentCRM mehr kann, sondern weil ich die meisten Shiny-Object-Funktionen von ActiveCampaign nie gebraucht habe.

FluentCRM 3 macht das Arbeiten angenehmer und mit der MCP-Anbindung schreibt und baut mir Claude die Mails und Automationen. Bei Automationen ist, wie oben beschrieben, bisher noch ein Zwischenschritt nötig, den behalte ich aber gern, weil am Ende ein Mensch entscheidet, was an deine Kontakte rausgeht.

10. FAQ